第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《泉州市粮食行业协会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，秘书处依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用文号“泉粮协〔XXXX〕X号”。 “泉粮协〔XXXX〕X号”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“泉粮协〔XXXX〕X号”发出的各类文件需经本会会长或秘书长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第八条  秘书处根据来文来函的保密等级原则上填写《泉州市粮食行业协会文件传阅处理表》，报秘书长或协会领导阅批。

第九条  每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十条  协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、使用登记和专人负责的管理制度。

第十一条 “泉州市粮食行业协会”印章使用的审批权限由协会理事会审议核定。

第十二条  协会财务专用章和银行专用章由本会主管会计和秘书长分别负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十三条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十四条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十五条  本制度经2020年10月17日第八次会员代表大会表决通过后生效，由理事会解释。